Warum Unterlagen den Zeitplan bestimmen
Ein Kaufvertrag über eine Bestandsimmobilie folgt weitgehend bewährten Mustern. Was ihn individuell macht, sind die Daten: Wer verkauft, was genau verkauft wird, welche Rechte auf dem Grundstück lasten und welche Bank beteiligt ist. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Notar keinen belastbaren Entwurf fertigen, und ohne Entwurf gibt es keinen Termin.
Der Entwurf braucht Daten, bevor er Text braucht
Das Notariat arbeitet in der Regel mit einem Datenblatt, das Käufer- und Verkäuferseite ausfüllen. Darin stehen Personalien, Kaufpreis, gewünschter Übergabetermin, mitverkaufte Gegenstände und Angaben zur Finanzierung. Erst auf dieser Grundlage entsteht der Entwurf, der dann zwei Wochen vor dem Termin verschickt wird. Wer das Datenblatt unvollständig zurückgibt, verschiebt den gesamten Ablauf um genau die Zeit, die das Nachreichen dauert.
Was fehlt, verschiebt – und zwar nach hinten
Verzögerungen addieren sich. Kommt eine Angabe zur Grundschuld des Verkäufers eine Woche zu spät, verschiebt sich der Entwurf um eine Woche, die Zwei-Wochen-Frist beginnt später, und der nächste freie Termin beim Notar liegt womöglich erst drei Wochen danach. Aus einer fehlenden Seite wird so leicht ein Monat. Wie sich der gesamte Weg vom Entwurf bis zur Umschreibung zusammensetzt, zeigt der Überblick zu Kaufvertrag und Notartermin.
Wer was beschafft
Grob gilt: Der Verkäufer liefert alles, was das Objekt und seine Belastungen betrifft, die Käuferseite alles zu ihrer Person und Finanzierung. Den Grundbuchauszug zieht der Notar selbst. Behördliche Anfragen, etwa zum gemeindlichen Vorkaufsrecht, stellt er ebenfalls, allerdings erst nach der Beurkundung. Die Zuständigkeiten früh zu klären, verhindert, dass zwei Seiten gleichzeitig darauf warten, dass die andere tätig wird.
Bewährt hat sich eine einfache Übersicht mit drei Spalten: Unterlage, zuständige Person, erwartetes Datum. Sie wird beim ersten Kontakt mit dem Notariat angelegt und wöchentlich abgeglichen. Das wirkt pedantisch, macht aber sichtbar, welche Unterlage den Termin tatsächlich blockiert, statt dass alle Beteiligten nur ein allgemeines Gefühl der Verzögerung haben.
Unterlagen zur Person
Der Notar muss zweifelsfrei feststellen, wer vor ihm sitzt und ob diese Person berechtigt ist, den Vertrag zu schließen. Das klingt selbstverständlich, führt aber regelmäßig zu Rückfragen.
Ausweis und Steuer-Identifikationsnummer
Alle Beteiligten brauchen einen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Abgelaufene Dokumente werden nicht akzeptiert, und die Verlängerung dauert oft mehrere Wochen. Zusätzlich benötigt das Notariat die steuerliche Identifikationsnummer jeder Partei, weil es den Vertrag dem Finanzamt anzeigen muss. Wer sie nicht zur Hand hat, findet sie auf dem letzten Einkommensteuerbescheid.
Familienstand und Güterstand
Verheiratete Käufer müssen angeben, in welchem Anteilsverhältnis sie erwerben, etwa je zur Hälfte. Leben sie in einem ausländischen Güterstand, kann das die Form des Erwerbs beeinflussen. Auf Verkäuferseite ist der Güterstand relevant, wenn die Immobilie nahezu das gesamte Vermögen darstellt, weil dann unter Umständen die Zustimmung des Ehegatten erforderlich ist.
Vertretung, Erben, Gesellschaften
Wird eine Partei vertreten, braucht es eine Vollmacht in beglaubigter Form. Verkaufen Erben, muss ihre Berechtigung nachgewiesen werden, entweder durch einen Erbschein oder durch ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Ist eine Gesellschaft beteiligt, verlangt der Notar einen aktuellen Registerauszug, aus dem die Vertretungsbefugnis hervorgeht.
Gerade der Erbschein ist ein häufiger Engpass. Das Nachlassgericht braucht für die Erteilung je nach Fall mehrere Wochen, bei unklaren Familienverhältnissen auch Monate. Wer eine geerbte Immobilie verkaufen will, sollte den Antrag deshalb stellen, bevor die Vermarktung beginnt, nicht erst, wenn ein Käufer gefunden ist.
Grundbuch und Belastungen
Das Grundbuch ist die wichtigste Informationsquelle des Notars. Es zeigt, wem das Grundstück gehört und welche Rechte darauf lasten. Seine Einträge bestimmen, welche weiteren Unterlagen gebraucht werden.
Der Grundbuchauszug und seine Abteilungen
Der Notar ruft einen aktuellen Auszug elektronisch ab. Im Bestandsverzeichnis steht das Grundstück mit Flur und Flurstück, in der ersten Abteilung der Eigentümer, in der zweiten Lasten und Beschränkungen wie Wegerechte oder Wohnrechte, in der dritten Grundschulden und Hypotheken. Stimmt der eingetragene Eigentümer nicht mit dem Verkäufer überein, etwa nach einem Erbfall, muss das Grundbuch zuerst berichtigt oder die Erbfolge nachgewiesen werden.
Löschungsunterlagen für bestehende Grundschulden
Stehen in der dritten Abteilung Grundschulden, braucht der Notar Namen der Gläubigerbank, Darlehensnummer und einen Ansprechpartner. Er fordert die Löschungsbewilligung dann selbst an, meist unter der Treuhandauflage, dass die Bank sie erst verwenden darf, wenn der Ablösebetrag gezahlt ist. Wie lange die Bank dafür braucht, wirkt sich unmittelbar darauf aus, wann der Kaufpreis fällig wird.
Rechte in der zweiten Abteilung
Ein altes Wohnrecht der Großeltern, ein nie genutztes Leitungsrecht oder ein Vorkaufsrecht eines Nachbarn: Solche Einträge bleiben stehen, bis sie ausdrücklich gelöscht werden. Ist der Berechtigte verstorben, genügt oft eine Sterbeurkunde. Lebt er noch, braucht es seine beglaubigte Bewilligung, und die muss rechtzeitig vor dem Termin organisiert werden.
Schwieriger wird es, wenn der Berechtigte unbekannt verzogen ist oder ein Recht zugunsten eines längst aufgelösten Unternehmens eingetragen wurde. Dann kann ein Aufgebotsverfahren oder die Ermittlung von Rechtsnachfolgern nötig werden, was Monate dauert. Solche Altlasten im Grundbuch sollten Verkäufer prüfen lassen, bevor sie einen Käufer suchen.
Unterlagen zum Objekt
Der Notar prüft das Objekt nicht technisch. Der Käufer braucht die Objektunterlagen aber, um zu wissen, was er kauft, und der Verkäufer, um sich vor dem Vorwurf zu schützen, etwas verschwiegen zu haben.
Energieausweis
Nach dem Gebäudeenergiegesetz muss der Verkäufer einen gültigen Energieausweis spätestens bei der Besichtigung vorlegen und nach Vertragsschluss unverzüglich übergeben. Er ist zehn Jahre gültig. Fehlt er, ist das eine Ordnungswidrigkeit, verhindert aber nicht den Vertrag. Ein Bedarfsausweis dauert wegen der Datenaufnahme länger als ein Verbrauchsausweis, der sich aus den Abrechnungen dreier Jahre ergibt.
Flurkarte, Baupläne, Genehmigungen
Die Flurkarte zeigt die Grenzen des Grundstücks und klärt, ob Garage oder Gartenhaus tatsächlich darauf stehen. Baupläne und die Baugenehmigung belegen, dass das Gebäude in seiner heutigen Form genehmigt ist. Gerade bei nachträglichen Ausbauten, etwa einem ausgebauten Dachgeschoss, fehlt diese Genehmigung überraschend oft, und das sollte im Vertrag offen benannt werden.
Baulastenverzeichnis und Altlasten
In den meisten Bundesländern führen die Bauaufsichtsbehörden ein Baulastenverzeichnis. Baulasten stehen nicht im Grundbuch, können aber die Nutzung erheblich einschränken, etwa durch eine Abstandsfläche zugunsten des Nachbarn. Eine Auskunft kostet wenig und sollte vor dem Termin vorliegen. Bei gewerblich vorgenutzten Grundstücken gehört zusätzlich eine Anfrage beim Altlastenkataster dazu.
Besonderheiten bei der Eigentumswohnung
Wer eine Wohnung kauft, erwirbt nicht nur Räume, sondern auch einen Anteil am Gemeinschaftseigentum und die Mitgliedschaft in einer Eigentümergemeinschaft. Entsprechend umfangreicher sind die Unterlagen.
Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
Die Teilungserklärung legt fest, welche Räume zum Sondereigentum gehören, welche Sondernutzungsrechte bestehen, etwa an einem Stellplatz oder Gartenanteil, und nach welchem Schlüssel Kosten verteilt werden. Nach dem Wohnungseigentumsgesetz kann die Gemeinschaftsordnung zudem die Veräußerung von der Zustimmung des Verwalters abhängig machen. Ob das so ist, steht nur in diesem Dokument.
Protokolle, Wirtschaftsplan und Erhaltungsrücklage
Die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre zeigen, welche Sanierungen beschlossen, vertagt oder umstritten sind. Der Wirtschaftsplan nennt das monatliche Hausgeld, der Stand der Erhaltungsrücklage zeigt, ob größere Maßnahmen finanziert sind. Eine niedrige Rücklage bei anstehender Dachsanierung bedeutet eine Sonderumlage, die im Vertrag geregelt werden sollte.
Verwalterzustimmung und Verwalternachweis
Ist eine Zustimmung erforderlich, muss der Verwalter sie in beglaubigter Form erteilen. Zusätzlich braucht der Notar einen Nachweis, dass der Verwalter wirksam bestellt ist, in der Regel das beglaubigte Protokoll der Versammlung, in der er gewählt wurde. Liegt dieses Protokoll nicht in beglaubigter Form vor, muss es nachträglich beglaubigt werden, was mehrere Unterschriften aus der Gemeinschaft erfordern kann.
Wer als Verkäufer weiß, dass eine Zustimmung nötig ist, spricht den Verwalter am besten schon bei Beginn der Vermarktung an. Viele Verwaltungen berechnen für die Zustimmung eine Gebühr und bearbeiten sie nur zu festen Zeiten. Liegt der Termin kurz vor einer Eigentümerversammlung, verschiebt sich die Bearbeitung erfahrungsgemäß.
Unterlagen der Käuferseite
Die Käuferin braucht für den Kaufvertrag selbst nur wenige Dokumente. Für die Finanzierung, die parallel läuft, sind es umso mehr.
Die verbindliche Darlehenszusage
Eine Finanzierungsbestätigung im Vorgespräch ist noch keine Zusage. Die Bank prüft vor der verbindlichen Zusage das Objekt, und dafür braucht sie Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnflächenberechnung, Fotos und bei Wohnungen die Teilungserklärung. Wer diese Unterlagen vom Verkäufer erst nach dem Notartermin anfordert, riskiert, einen Vertrag zu unterschreiben, dessen Finanzierung noch nicht gesichert ist.
Grundschuldbestellung
Die Bank schickt dem Notar ihre Formulare für die Grundschuld, die meist in einem eigenen Termin kurz nach dem Kaufvertrag beurkundet wird. Damit dieser Termin direkt folgen kann, sollten die Formulare bereits beim Notar liegen, wenn der Kaufvertrag unterschrieben wird.
Eigenkapitalnachweis
Der Notar verlangt keinen Nachweis des Eigenkapitals. Verkäufer fragen aber zunehmend danach, bevor sie einem Termin zustimmen, und das zu Recht: Eine Käuferin, die nach der Beurkundung nicht zahlen kann, blockiert das Objekt für Wochen. Ein aktueller Kontoauszug oder eine Bestätigung der Bank schafft hier früh Vertrauen.
Sonderfälle mit zusätzlichem Bedarf
Einige Konstellationen erfordern Unterlagen, die im Standardfall keine Rolle spielen. Sie sind nicht kompliziert, brauchen aber Vorlauf.
Vermietete Objekte
Beim Verkauf einer vermieteten Immobilie gehen die Mietverhältnisse auf den Käufer über. Er braucht daher alle Mietverträge mit Nachträgen, die aktuelle Miethöhe, Angaben zu Mietkautionen und die letzten Nebenkostenabrechnungen. Offene Streitigkeiten oder Mietminderungen sollten schriftlich dokumentiert sein.
Minderjährige und betreute Beteiligte
Ist ein Kind Miteigentümer, etwa nach einem Erbfall, braucht der Verkauf eine Genehmigung des Familiengerichts, bei betreuten Personen die des Betreuungsgerichts. Den Antrag kann der Notar erst stellen, wenn der Vertrag beurkundet ist. Die Bearbeitung dauert oft mehrere Wochen und sollte im Zeitplan eingeplant werden.
Mitverkaufte Gegenstände
Werden Einbauküche, Markise oder Möbel mitverkauft, sollte eine Liste mit Einzelwerten beigefügt werden. Das dient nicht nur der Klarheit, sondern kann auch die Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer verringern, sofern die angesetzten Werte realistisch sind.
Überhöhte Werte für gebrauchtes Inventar erkennt das Finanzamt allerdings schnell. Eine zehn Jahre alte Einbauküche mit dem Neupreis anzusetzen, führt eher zu Rückfragen als zu einer Ersparnis. Fotos und, soweit vorhanden, Kaufbelege helfen, die angesetzten Beträge im Zweifel zu begründen.